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Zeit sparen und Sitzungskultur optimieren

13. September 2018
131 Views

Zeit sparen und Sitzungskultur optimieren

Zur Finanzdienstleistungsgruppe Bellevue gehören die Bank am Bellevue AG und die Bellevue Asset Management AG mit verschiedenen Standorten weltweit. Die Informatik wird zentralisiert vom Hauptsitz in Küsnacht aus betrieben. Als COO/CIO verantwortet Holger Schultes das reibungslose Funktionieren der IT der Bellevue­ Gruppe sowie des Back­Offices der Bank am Bellevue. Er ist seit 18 Jahren in der Banken welt unterwegs und übernahm 2010 die Leitung der IT.

 

Missstand beim Management von Sitzungszimmern

Stets auf Effizienzsteigerungen bedacht, rief das etwas handgestrickte Sitzungs zimmerManagement in der Liegenschaft in Zürich Holger Schultes auf den Plan: «Im Januar 2018 haben wir am Rennweg ein neues Gebäude bezogen. Auf der einen Etage befinden sich ausschliesslich Sitzungszimmer. Die Verwaltung der Räume lief zu jenem Zeitpunkt komplett manuell. Aus den Exchange­Kalendern wurden täglich Ausdrucke erstellt und an die Sitzungszimmer geklebt. Das war einerseits nicht mehr zeitgemäss, andererseits litt die Sitzungskultur darunter. Es kam nicht selten vor, dass Reservationen vergessen gingen oder nicht richtig funktioniert haben. Für mich gibt es nichts Schlimmeres, als wenn ich mit einem Besucher in ein besetztes Sitzungszimmer platze.» Um diesem Missstand entgegenzuwirken und die Verwaltung der Räume besser zu steuern,
wünschte sich Holger Schultes eine automatisierte Lösung.

 

«Als ich die ROOMZ Displays sah, wusste ich gleich: Das ist die Lösung. Die eleganten und kabellosen Schilder sind einerseits optisch ansprechend, andererseits haben sie unsere Sitzungszimmerverwaltung vereinfacht und die Sitzungskultur verbessert.»

Holger Schultes, CIO Bank Bellevue AG und Bellevue Group

 

ROOMZ Display überzeugten auf Anhieb

Der CIO suchte kabellose Displays, die an Exchange­Kalender gekoppelt sind und bei jedem Sitzungszimmer automatisch deren Verfügbarkeit anzeigen. Kurze Zeit später machte ihn ein Bekannter auf die ROOMZ Lösung aufmerksam, die seine Bedürf nisse besser zu erfüllen schien. Er erinnert sich: «Die schlanken und eleganten Displays und der Funktionsumfang überzeugten mich auf Anhieb.» Am übernächsten Tag kontaktierte er ROOMZ. Das Gespräch bestätigte den CIO darin, dass diese Lösung alle Anforderungen erfüllt: «Für mich waren in erster Linie die direkte Anbindung an die Exchange­Kalender und die einfache Bedienung wichtig. Da wir viele Glaswände haben, musste die Lösung zudem kabellos funktionieren. Auch auf die Ästhetik lege ich viel Wert. Die Displays sollten chic sein und zu uns passen.» Im Banken umfeld ist auch Security ein wichtiges Thema. Dazu Holger Schultes: «Der klassische Bank überfall verlagert sich immer mehr in den digitalen Bereich. Deswegen prüften wir die Display­Lösung auch darauf hin, ob sie unseren Sicherheitsstandard erfüllt und entschieden uns für eine On­Premise­Installation.»

 

Bestnoren für ROOMZ – ohne Aber

Holger Schultes bestellte die erforderlichen Displays. Per Remote­Service installierte ROOMZ Mitgründer Patrick Terreaux am Hauptsitz in Küsnacht den Server und konfigurierte zusammen mit Holger Schultes die Lösung. Die einzelnen Displays nahmen der CIO und sein Team selber in Betrieb. Seither läuft die Lösung absolut einwandfrei und auch die Anwender sind sehr zufrieden damit, wie Holger Schultes bestätigt: «Die Frontoffice­Mitarbeiterinnen sind happy. Sie sparen sich das Ausdrucken der Kalender und das manuelle Anbringen an den Sitzungszimmern. Zudem haben wir die Möglichkeit, für Ad­hoc­Meetings freie Sitzungszimmer am Schild selbst direkt zu buchen oder bei vorzeitig beendeten Meetings die Räume wieder freizugeben. Mit den ROOMZ Displays spart man somit Zeit, optimiert Abläufe und man kann die Sitzungskultur verbessern. Die Spezialisten von ROOMZ arbeiten professionell, zuverlässig, schnell und sind sympathisch. Wir sind sowohl mit der Lösung als auch mit der Zusammenarbeit sehr zufrieden – ohne Aber.»

 

«Früher haben wir die Sitzungszimmer-Reservationen ausgedruckt und an die Räume geklebt. Änderungen haben wir mit Kugelschreiber vorgenommen. Wirklich aktuell waren die Eintragungen selten. Die ROOMZ Displays haben uns viel Arbeit abgenommen – die Mitarbeitenden buchen die Sitzungs zimmer selber und alles läuft automatisch.»

Nicole Kilgus, Mitarbeiterin Frontoffice

 

ROOMZ Lösung bald mit integrierten Sensoren

Sehr interessiert zeigt sich Holger Schultes auch an den künftigen Entwicklungen von ROOMZ. Zum Beispiel am intelligenten Sensor, der kurz vor der Marktreife steht und eine Reihe von neuen Funktionen ermöglichen wird: die automatische Sitzungszimmer­Freigabe bei reservierten, aber nicht stattfindenden Meetings, die Analyse von Daten und eine nützliche Übersicht, wo ein Sitzungszimmer zu einem bestimmten Zeitpunkt frei wäre. «Die Integration der Sensortechnologie in die Lösung wird uns
erlauben, das ROOMZ Portfolio zu einem Ökosystem zu erweitern», freut sich Holger Schultes.

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