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Website Relaunch: Detailliert geplant läuft alles safe

13. März 2017
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Website-Relaunches sind in der digitalen Welt an der Tagesordnung. Zur Routine-Angelegenheit sollte so ein Projekt jedoch niemals werden, denn für einen perfekten Ablauf gibt es zahlreiche Details zu beachten. Von A wie Anforderung bis Z wie Zeitplaneinhaltung hier die wichtigsten Schritte.

Das A und O: Anforderungen exakt formulieren
Ein Relaunch ist immer ein echter Kraftakt, sowohl für das Unternehmen als auch für die ausführende Agentur. Jede Abteilung bringt ihre spezifischen Wünsche vor und zudem muss die neue Website auch immer den Kundenbedürfnissen entsprechen. Vorab muss also präzise geklärt werden, wo die Prioritäten liegen. Da ein Relaunch sehr komplex ist, ist es sinnvoll, einen Experten wie die Performance Marketing Agentur Goldbach Interactive hinzuziehen. Diese startet mit der Ermittlung der wichtigsten Anforderungen unter Berücksichtigung aller Bedürfnisse, die für den Relaunch eine Rolle spielen. Dabei sollte nicht alleine das Unternehmen mit seinen Erwartungen im Vordergrund stehen, denn eine Agentur kann nur dann nachhaltig und umfassend beraten, wenn sie auch die Nutzerinteressen versteht.

Das bedeutet, dass alle vorhandenen Ansprüche sorgsam abgewogen werden müssen. Der frische Eindruck und die Übersichtlichkeit für den User sollten mit der Nutzerfreundlichkeit für das Content-Management-Team unter einen Hut passen. Nicht zu vergessen sind natürlich auch die emotionale Bilderwelt der neuen Website und die Suchmaschinen-Optimierung.

Der Zeitfaktor: Timeline mit Köpfchen
Ist ein Relaunch einmal geplant, würde der Kunde das Ergebnis am liebsten sofort zu sehen bekommen. Hier gilt es, den Spagat zwischen Kundenerwartungen und intelligenter Planung elegant zu vollführen. Der erste Schritt besteht in der IST-Analyse, gefolgt von Zieldefinition und Wahl der dazu führenden Funktionen. Dabei müssen in erster Linie die betroffenen Prozesse und der Effizienzfaktor berücksichtigt werden. Wohin die Reise geht, sollen ein erster Entwurf und die Customer Journey ermitteln. In dieser Planungsphase spielt bei Goldbach das Design noch keine Rolle. „Unser Frontend-Team arbeitet mit Wireframes und konzentriert sich zunächst ausschließlich auf Benutzerführung und -erfahrung. Indem wir der Konzeption den Vortritt geben und das Design in dieser frühen Phase noch ausklammern, können wir vermeiden, das Pferd von hinten aufzuzäumen“ erläutert der Head of Digital Presences Aleks Oczos das übliche Vorgehen bei Goldbach Interactive. Die ersten Fragen, die zu Projektbeginn geklärt werden, lauten: Was muss die neue Seite können? Wer ist die Zielgruppe? Und welche Funktionalitäten sind überhaupt sinnvoll?

Um später den Zeitplan einhalten zu können, wird im nächsten Schritt die Timeline in einem Pflichtenheft festgehalten. Anhand der eingetragenen Milestones geben alle Teammitglieder ihre Aufwandsschätzung ab, was schließlich zur Festlegung einer möglichen Deadline führt.

Als Diskussionsgrundlage beim Kunden dient das auf der Basis dieser Vorarbeit erstellte Angebot, inklusive Milestone/Sprint-Planung. Nachdem notwendige Änderungen und Zusätze ins Projekt eingebracht wurden und die Deadline endgültig gesetzt ist, geht das Goldbach-Team nun in die Umsetzungsphase über. Dafür stehen zwei verschiedene Entwicklungsmodelle zur Verfügung: Beim Waterfall-Modell wird ein Milestone nach dem anderen abgearbeitet, wobei der vorhergehende stets die Basis für den nächsten bildet. Damit bleibt das Projekt zwar jederzeit planbar, ist Änderungen gegenüber aber äußerst sensibel. Das flexiblere Agile-Modell arbeitet mit kleineren Modulen, die in wöchentliche oder monatliche Sprints eingeteilt werden. Nach jedem Sprint gibt´s ein Kundenfeedback und die nächsten Schritte werden evaluiert, dadurch sind auch kurzfristige Änderungen möglich.

Corporate Identity, Projektmanagement und Qualitätssicherung
Das sind die Vorgaben, an denen sich das Team bei der Umsetzung von nun an orientieren wird. Das grobe, mittels Wireframes erstellte Konzept, wird im nächsten Schritt detailliert durchstrukturiert. Die Informationsarchitektur der neuen Website wird bei diesem Prozess weiter verfeinert und die Corporate Identity in das zukünftige Design eingearbeitet. „Jetzt ist das Key Account Management gefragt“ beschreibt Projektleiter Aleks Oczos die Prioritäten in dieser Phase. „Ohne Feedbackrunden mit dem Kunden kann kein optimales Frontend-Design zustande kommen – und dabei handelt es sich schließlich um die Visitenkarte des Unternehmens“.

Nach den Feedbackrunden steht der endgültige Projektplan und die Hauptarbeit kann beginnen: das Coden. In intensiver Teamarbeit entsteht ab jetzt Woche für Woche Codezeile für Codezeile. Die Überwachung des Quellcodes wird bei Goldbach über Git geregelt, eine freie Software, die sich um die verteilte Versionsverwaltung von Dateien kümmert. Damit kann jeder Entwickler effizient am Code arbeiten, ohne sich dabei gegenseitig in die Quere zu kommen.

Das Projektmanagement organisiert die Agentur mittels Trello. Damit behält das gesamte Team den Milestone-Plan stets im Überblick, außerdem können Leistungen aus anderen Units in das Projekt einfließen. „Benötigen wir beispielsweise Content, stelle ich in Trello einen Request, damit nicht nur jedes Teammitglied Bescheid weiß, sondern der Task auch fristgerecht von der beauftragten Person erledigt wird “ erläutert Aleks Oczos die Nutzung des Tools.

Die letzte Phase vor dem Going-Live ist der Qualitätssicherung gewidmet. Vor der Fertigstellung wird jedes Modul akribisch getestet – der interne Qualitätsanspruch von Goldbach ist hoch. Ab diesem Zeitpunkt kommt wieder das Key Account Management für die abschließenden Feedbackrunden zum Einsatz. Vor dem Going-Live wird fleißig getestet, beurteilt und optimiert, bis zum finalen Eintritt in die Freeze Phase. Nun sind alle Kundenwünsche berücksichtigt und es kommen keine neuen Features mehr hinzu. Die Entwickler konzentrieren sich in dieser Endphase auf das finale Testing und Bug-Fixing.

Der rote Startknopf – Endlich live?
Going-Live – Wie geht das eigentlich? Den imaginären roten Startknopf gibt es dafür jedenfalls nicht. Am großen Tag übernehmen die Entwickler den vom Kunden abgesegneten letzten Stand der Betaversion in das Live-System. Daten werden migriert, ursprüngliche Ist-Daten übernommen und die Domain-Pointings werden angepasst. Eigentlich ist es jetzt soweit, doch kurz vor Schluss treffen immer noch verspätete Sonderwünsche des Kunden ein – die natürlich auch berücksichtigt werden. „Gerne machen wir das allerdings nicht“  gesteht Aleks Oczos und begründet sein Unbehagen so: „Das Fehlerpotenzial ist erstens relativ hoch und zweitens kann auch nach dem Going-Live durchaus noch gefeilt werden – und das ohne Stress und mit demselben Qualitätsanspruch, den wir während des gesamten Projektes an uns selbst stellen“. Je nach Umfang eines Website-Relaunches kann die Dauer der Umsetzung stark variieren – was Goldbach allerdings garantieren kann, ist der stets gleichbleibende Qualitätsanspruch bei der Umsetzung eines Website-Relaunchs.

Nach dem Relaunch ist vor dem Debriefing
Da digitale Präsenzen immer unendliche Geschichten sind, bedeutet auch  ein erfolgreicher Relaunch keinen endgültigen Feierabend. Innerhalb des Teams wird nach dem Going-Live gemeinsam resümiert: Wo liegen die kritischen Punkte des abgeschlossenen Projekts? Wie können wir den Prozess beim nächsten Mal noch optimieren? Im anschließenden Debriefing mit dem Kunden werden dann die nächsten Schritte besprochen. Der erste Schritt nach einem Relaunch ist ein weiterer Bugfixing-Durchlauf. „Kein System ist sofort nach dem Going-Live perfekt,“ erklärt Aleks Oczos „es gibt immer die eine oder andere Stelle, an der unsere Entwickler noch nachbessern können.“

Vom Going-Live in den Alltag
Beim Kunden beginnt nun das Alltagsleben mit der relaunchten Website. Darauf werden die Mitarbeiter im nächsten Schritt mit eingehenden Schulungen vorbereitet. Goldbach bringt sich weiterhin bei den regelmäßigen Updates und der kontinuierlichen Pflege des Systems ein. Und auch die Kommunikation wird ständig aufrechterhalten, Feedback und Anregungen sind der Agentur im Zusammenspiel mit ihren Kunden wichtig. „Wir stellen uns permanent Fragen wie ‚Gibt es noch offene Wünsche?‘ oder ‚Sind nochmalige Erweiterungen nötig?‘ – Das ist wichtig, damit die Interaktion mit dem Kunden stets lebendig bleibt.“ beschreibt Aleks Oczos den Alltag bei Goldbach. Das beschriebene Projekt macht deutlich: Ein Website-Relaunch passiert nicht von heute auf morgen, es bedarf einer genauen Planung und eines kompetenten Teams, das einen reibungslosen Ablauf garantieren kann.

Autorin:  Sabine Genau, freie IT-Journalistin für Wordfinder PR

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