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Vision Board

Projekterfolge

23. Oktober 2018
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„Ein Ziel, das man nicht sieht, kann man auch nicht treffen“

Ein Interview über Projekterfolge mit Ekaterina Petrova und Silvia Bilge von Vision Board

 “Unklare Anforderungen und unklare Ziele” sind der zweithäufigste Grund, warum Teams bzw. Projekte scheitern. (Quelle: Donau Universität Krems) Warum dem so ist, und was man dagegen tun kann: Die beiden Projekt-Profis Ekaterina Petrova und Silvia Bilge, Vision Board, nahmen uns im Interview mit auf die visuelle Reise der Projekterfolge.

 

Womit haben Teams heute zu kämpfen – Stichwort Digitalisierung?

Das sich laufend verändernde Umfeld und der damit verbundene Wandel sind die grössten Herausforderungen der heutigen Zeit. Dieser Wandel schreitet in einem enormen Tempo voran, in einer Dimension, dass der Mensch selbst es kaum schafft nachzukommen und diese Veränderungen in seinen Alltag zu integrieren.
Der gewohnte Halt durch Institutionen, Gesellschaft und die Familie, welchen die Generationen vor uns kannten, hat sehr stark nachgelassen. Unsere Zugehörigkeit, unsere Werte und unsere Rollen in der Gesellschaft und der Familie, die uns bis jetzt einen Halt geboten haben, durch die wir uns identifiziert haben, sind jetzt verschwommen.

Auch die selbstgemachte Überforderung durch den technologischen Fortschritt trägt einiges dazu bei. Neue Tools, die uns die Arbeit erleichtern sollen, müssen erst erlernt werden und in die gewohnten Abläufe integriert werden. Es fällt nicht jedem leicht, da unser Gehirn nicht gerne Änderungen vornimmt. Unser Gehirn geniesst es regelrecht in seiner Komfortzone zu bleiben.

Gerade die Branchen, die sich durch die Digitalisierung stark verändern, müssen jetzt vieles nachholen.

Flexibilität ist in unserem Zeitalter die wichtigste Eigenschaft, die zum Erfolg und Glück führt. Veränderungen strömen auf uns von allen Seiten ein und es ist oft nicht vorhersehbar, welche Auswirkungen diese haben. Man kann sagen, sie sind unberechenbar. Unsere Pläne und Ideen müssen manchmal über Nacht vollständig neu durchdacht werden, da sich eine unerwartete Wendung in eine neue, nicht vorhergesehener Richtung ergeben hat. Infolgedessen müsse wir flexibel denken und handeln.

Ein Marktschock, wie zum Beispiel am 15. Januar 2015 von der SNB ausgelöst, aufgrund der Aufhebung des Mindestkurs von 1.20 CHF pro Euro kann Denkweisen, Handeln, Massnahmen, Umsätze und Situationen eines ganzen Unternehmens oder ganzer Branche in wenige Minuten verändern. Zahlreichen Unternehmen gerieten in wirtschaftliche Schwierigkeiten, viele hochqualifizierte Angestellte mussten entlassen werden.

 

Was fehlt den Mitarbeitern?

Nun, auch beruflich fehlen den Mitarbeitern oft Halt, Orientierung und richtige Vorbilder. Wie Albert Schweitzer bereits sagte: “Das gute Beispiel ist nicht nur eine Möglichkeit, andere Menschen zu beeinflussen. Es ist die einzige.”
Wenn der Chef am Sonntagmorgen um sechs Uhr E-Mails an die Mitarbeiter verschickt, dann stellt er sie – bewusst oder unbewusst – unter Druck, auch wenn eine Notiz in der Art “Bitte erst am Montag erledigen” beigefügt ist.
Zudem kommen Eigenschaften wie wertschätzendes Feedback, Fehlerkultur, Umgang mit den E-Mails (unzählige CC’s:, die oftmals als Verantwortungsabschiebung missbraucht werden), klare Kommunikationsregeln, klare Aufteilung der Verantwortlichkeit und entsprechender Kompetenzen zu kurz.

Auch die Tatsache, dass die Mitarbeiter in der heutigen Zeit oft nur projektbezogen im Team bzw. Unternehmen bleiben, stellt Unternehmen, Teams, Projekte und den damit verbundenen Erfolg auf die Probe.

 

Welche Hürden gilt es zu überwinden?

Wir werden oft von Teams engagiert, die aus bestens ausgebildeten Spezialisten mit exzellentem Know-how und Berufserfahrung zusammengestellt sind, die es aber trotzdem nicht schaffen ein Erfolgsteam zu sein. Im Erstgespräch stellt sich oft heraus, dass es an Basics fehlt und bereits bei den Definitionen von Begriffen Unklarheiten herrschen. Zum Beispiel: Ein Team entscheidet sich viel stärker kundenorientiert zu agieren. Nun, was heisst das genau? Bekommt jede Kunden die Hand geboten? Bekommt er eine Karte zum Geburtstag? Wird er mit einem Drink begrüsst? Oder gibt es für jeden Kunden 10% Nachlass auf alle Dienstleistungen?
Solange, wie im obigen Beispiel, die Definition der Kundenorientierung nicht spezifiziert ist, besteht eine grosse Gefahr zu scheitern. Diese unterschiedlichen Auffassungen führen mit fortschreitendem Prozess zu Abweichungen mit unvorhersehbaren Auswirkungen.

Es geht auch darum, die Gaps zwischen der Theorie und der Umsetzung zu schliessen. Die Tools, Methoden und Prinzipien sind nicht nur vorhanden, sondern der Mehrheit auch bekannt, wie zum Beispiel der Visualisierungsansatz mittels eines Mood Boards/Vision Boards. Dieses Tool ist sehr effizient, aber erst regelmässige Anwendung macht den Erfolg aus. Das Visualisieren muss nicht nur zur Gewohnheit, sondern zum Automatismus werden. Das braucht Zeit, Beharrlichkeit und Kontinuität. Diese Zeit muss man sich nehmen – oder als Leader an seine Teammitgliedern deligieren. Optimal wird dieser Prozess umgesetzt, durch eine Begleitung von Aussen, um einerseits mit der Betriebsblindheit umzugehen, aber auch aufgrund verschiedener interner Beziehungen und Abhängigkeiten, die die Personen innerhalb des Unternehmens mehrheitlich zurückhalten.

 

Welche Instrumente helfen dabei, sich auf den digitalen Wandel vorzubereiten?

Beim digitalen Wandel geht es in erster Linie nicht um die Technologie selber, sprich nicht um den Prozess der Umwandlung der analogen Inhalte in digitale. Es geht primär um ein effizientes und vor allem für möglichst viele Parteien gewinnbringendes Einsetzen und Anwenden von digitalen Technologien. Daher sind die Instrumente eher “humanistischer” Natur. Viele wertvolle Einsätze und praktische Tipps sind in dem Buch “Digital Work Design” zusammengefasst. Alle diese Instrumente sind nur so gut, wie sie vom Anwender genutzt bzw. bedient werden. Auf die Häufigkeit und Intensität kommt es an.

Das Visualisieren ist eines der Instrumente, das sich sich sehr gut bewährt hat. Wir wenden diese Übung im Einzelcoachings, aber auch im Teamcoachings an.

 

Was bringt die Visualisierung?

Unser Gehirn denkt in Bildern, nicht in Worten. Wir empfehlen den Teilnehmer dies zu verinnerlichen. Man kann alles visualisieren – eine Idee, einen Traum, aber auch laufende Projekte und die damit verbundenen Endergebnisse. Visualisieren Sie Ihre Jahresplanung, Monatsplanung, Wochenplanung, es lohnt sich sogar jeden einzelnen Tag zu visualisieren, die wichtigsten Aufgaben und Rollen (Familie, Job, Sport, etc.) die man an diesem Tag einnehmen wird. Es wird Ihnen ein gutes Gefühl für die Zeit geben, die Sie für die Ausführung einzelner Aufgaben benötigen, sowie auch für die Zeit, die Ihnen am Tag zur Verfügung steht.

Wenn Sie jetzt sagen: “Das kann ich nicht, ich kann nur mit Zahlen umgehen, diese “fühl-mich-spür-mich”-Geschichte ist nicht mein Ding.” Erinnern Sie sich doch bitte an den Kauf Ihres letzten Autos, Motorrads oder Ihren Eigenheims. Haben Sie es sich nicht ausgemalt (visualisiert), wie es sich anfühlt, in dem Traumfahrzeug zu sitzen, dieses zu fahren, der Duft, die Haptik…die Grillabende mit Freunden und Familie, der schöne Garten, Ihre Oase der Ruhe… Gehen Sie noch weiter in die Vergangenheit, wie war das erste Date mit Ihrem Partner/Partnerin? Haben Sie da eine Bilanz Erfolgsrechnung vorgelegt, oder überwiegten in dieser Situation Bilder und Emotionen?

Eine Visualisierung ist wie eine Reise in die Zukunft, in der sich jeder seine eigenen “Zukunftserinnerungen” erschaffen kann.

 

Wie gelingt diese mentale Reise in die Zukunft?

Diese mentale Reise gelingt dank der gemeinsam erarbeiteten Vision, einem durch das Team erstellte Mood-Board. Da diese Vision gemeinsam ausgearbeitet wird, ist sie eine starke Basis für eine authentische Beziehung zwischen einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern, sowie zwischen den Mitarbeitern unter sich, da ein Commitment vorliegt. Es ist wie ein “Versprechen”, das man sich gegenseitig gibt. Es wurden Stärken und Schwächen offenbart, ein Einblick in die persönliche Motivation gewährt. Das schafft Vertrauen und gibt Halt. Daraus resultiert Eigenverantwortung und Selbstmanagement, was wiederum die Führungskräfte entlastet. Hier entsteht das 1 + 1 = 3 oder 4 oder sogar noch mehr?

 

Wie genau funktioniert das Erschaffen von Zukunftserinnerungen?

Wir wissen, dass unser Gehirn in Bildern denkt, darüber wurden bereits einige Studien erhoben, u.a. Studien von Dr. Prof. Dieter Georg Adlmaier-Herbst, Scientific Director von Berlin Management Model for Digitization (BMM) an Berliner Universität der Künste.)
Aus diesen Studien leiten sich zwei wichtige Erkenntisse ab. Erstens – unser Gehirn speichert nur die Ereignisse, die es als wichtig empfindet. Sprich die, die mit Emotionen verknüpft sind. Zweitens – diese emotionalen Ereignisse (Bilder) werden von unserem Gehirn nicht auf ihre Echtheit verifiziert. Unser Gehirn überprüft nicht, ob diese Bilder “real” oder “Fantasie” sind. Und diese Fähigkeit unseren Gehirns nutzen wir für das Erschaffen von Zukunftserinnerungen.

 

Welche Resultate liefert ein Vision Board Workshop

Klarheit, Commitment und Kommunikation auf Augenhöhe sind der grösste Mehrwert welchen die Teilnehmer  aus unseren Vision Board Workshops mitnehmen.

Wir bieten zwei verschiedene Workshop-Varianten an – Vision Board Workshops für Einzelpersonen und für Teams.

Bei einem Teamworkshop liegt der Fokus auf Team Building und Team Kommunikation. In einer Umfrage der Donau Universität für Weiterbildung Krems (AT), gaben 57.3% der befragten Unternehmen an, dass “unklare Anforderungen und unklare Ziele” der zweitwichtigste Grund sind, warum Teams bzw. Projekte scheitern. Dieses kann schnell zu einem Gap führen. Zu Beginn noch unsichtbar und kaum spürbar, kann sich dieser im Laufe eines Projekts in eine grössere Katastrophe verwandeln.
Aus diesem Grund beginnt unsere Arbeit bereits an der Basis. Klärung der relevanten Definitionen und das Festlegen eines gemeinsamen Nenners sind neben der Visualisierung der Ziele und der Anforderungen wichtigster Bestandteil unserer Tagesworkshops.

Gemeinsam decken wir die Teamstärken und Teamschwächen auf. Durch diesen Prozess werden auch potenzielle Konfliktherde aufgedeckt. So kann bereits zum Projektbeginn rasch reagiert werden und die entsprechenden Massnahmen wie z. B. Know-how- und Kompetenzaufstockung eingeleitet werden. Die potenziellen Konfliktherde können eingegrenzt werden, bzw. kann der Umgang und die Reaktion bereits im Vorfeld in einem Worst-Case-Szenario durchgespielt werden.

Es ist nicht nur eine strategische, sondern auch eine nachhaltige Vorgehensweise einer Projekt- und Teamplanung. Diese Vorgehensweise bewirkt ein ganz anderes Commitment der Teammitglieder. Rollenverteilung, Vertrauen und Verantwortungsübernahme spielen sich auf einer verständnisvollen und  wertschätzenden Ebene ab. Und last but not least, hat dies einen positiven Einfluss auf die Gesundheit der Mitarbeiter, was wiederum zur Senkung der krankheitsbedingten Ausfälle führt.

 

In einem Einzelpersonen-Workshop arbeiten die Teilnehmer, jeder für sich, an einer eigenen Vision und an eigenen Zielen. Nach dem Motto: “Ein Ziel, das man nicht sieht, kann man auch nicht treffen.” Dieses kann eine Karriereplanung oder beruflicher Wechsel sein, aber auch die Definition der eigenen finanziellen Freiheit oder die Anschaffung einiger materieller Dinger. Das Resultat diesen Workshops ist eine visuelle Abbildung, ein persönliches Kunstwerk, welches die eigenen Wünsche und Ziele sichtbar macht. Aus dieser kreativen Arbeit werden dann konkrete Projekte abgeleitet, es wird ein Realisierungsplan mittels SMART-Ziele und benötigten Ressourcen aufgestellt. Nach dem Workshop werden die Teilnehmer durch uns bei der Realisierung betreuen/begleiten. Die Teilnehmer werden in Ihrem Alltag mit ihrer Idee bzw. ihrem Projekte nicht alleine gelassen, sie sollen das Ziel nicht aus den Augen verlieren. Es wäre für uns wie unterlassene Erste Hilfe Leistung.
In der Realisierungsphase vermitteln wir den Teilnehmer Tools und Ansätze, um das Ziel effektiv und effizient zu erreichen.
Zeige uns deine Ziele und wir gehen zusammen den Weg der Realisierung durch!

 

 

Event-Tipp: Swiss Vision Day

 Für alle, die Ideen und Visionen haben und einen dreistündigen Vision Board Workshop live erleben möchten, bieten Ekaterina Petrova und Silvia Bilge am 1. Dezember 2018 in Zürich den Swiss Vision Day ´18 an.

Dieser Samstag ist eine wunderbare Möglichkeit, seine Vorsätze für das Jahr 2019 auf eine inspirierende und kreative Art und Weise zu planen. Ob alleine oder in Begleitung von einem Freund/in oder Partner/in, es sind alle willkommen. Es werden keine Vorkenntnisse benötigt!
Und noch etwas Gutes bringt Ihre Teilnahme an diesem Workshop – von jedem verkauften Tickets gehen 5,- CHF an den Jugend Circus Biber und deren grosse Vision vom eigenen Trainingszelt!

 

 

 

 

 

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